Wiele kwestii dotyczących aranżacji przestrzeni w biurach dotyczy odpowiedniego przechowywania dokumentów. O czym warto pamiętać przy planowaniu przestrzeni w biurze i na co zwracać uwagę, jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów?
O czym pamiętać aranżując przestrzeń biurową?
Przestrzeń biurowa powinna przede wszystkim pozwalać na zwiększenie ergonomii pracy. Regały na dokumenty, a także biurka czy szafy powinny być ustawione w taki sposób, aby zapewnić możliwość swobodnego poruszania się pomiędzy nimi. Warto zwrócić uwagę na to, aby meble były solidnie wykonane i stabilne. Chodzi tutaj przede wszystkim o szafy i regały, których ciężar jest znaczny. Przy wyborze mebli do przechowywania warto zwrócić uwagę na to, aby były to produkty pozwalające na odpowiednie ich zabezpieczenie przed zniszczeniem. A w przypadku ważnych dokumentów, np. akt osobowych pracowników, czy też istotnych umówi z kontrahentami czy patentów, również przed ich kradzieżą.
Jak przechowywać dokumenty?
Jak to zostało wyżej wspomniane, dokumenty powinny być przechowywane w odpowiedni sposób. W niektórych przypadkach jest to określone przepisami prawa. Dotyczy to m.in. akt osobowych pracowników.
Jeżeli w firmie jest duży obieg dokumentów i wymagana jest ich archiwizacja, warto pomyśleć nad wydzieleniem osobnego pomieszczenia, w którym będą one przechowywane. Warto, aby dokumenty były odpowiednio skatalogowane, a także oprawione np. w segregatory. Te z kolei powinny być odpowiednio opisane i ułożone w kolejności na regałach, aby o wiele łatwiej było je odnaleźć.
Ciekawym rozwiązaniem w celu optymalizacji powierzchni przechowywania dokumentów mogą okazać się regały przesuwne. Są to regały umieszczane na specjalnych prowadnicach. Dzięki czemu można je bez większego wysiłku przesuwać w wybranym kierunku. Najczęściej tego typu konstrukcje można spotkać w archiwach zakładowych. Jednak w zależności od potrzeb, tego typu systemy można zamontować także w mniejszych pomieszczeniach. Decydując się na takie rozwiązanie, warto zwrócić uwagę, na wymiary pojedynczego regału oraz rozmieszczenie na nim półek. Dobrze jest też sprawdzić, jaki system jezdny proponuje producent, aby maksymalnie wykorzystać przestrzeń, jaką można przeznaczyć na przechowywanie dokumentacji firmowej, a także ułatwić sobie odnajdywanie jej w razie takiej potrzeby.